Die Okiya wird stets von einer Frau verwaltet, diese Frau wird Okaa-san (Mutter) genannt. Manchmal ist die Okaa-san eine ehemalige Geisha oder Oiran, manchmal ist es eine Samurai welche die Okiya gekauft hat. Sie ist verantwortlich dafür dass die Geiko, Geisha und Oiran gesund, wohlgenährt, gut gekleidet, gebildet und gepflegt sind. Natürlich verfügt jede Okiya auch über Männer die als Rauswerfer dienen, sollte ein Kunde aufgrund von zu viel Alkohol oder anderen Gründen zu weit gehen bzw unangenehm auffallen. Es gibt auch männliche Geisha, Geiko genannt, doch sind diese eher selten zu finden.
Jede Okiya besteht aus zwei Gebäudeteilen, Shiteki-Kaoku ist der Teil des Gebäudes wo einige der Geisha, Geiko und Oiran Gäste empfangen und Shisetsu-Kaoku ist das Wohn- und Verwaltungsgebäude der Okiya. Im Shisetsu-Kaoku findet der Unterricht statt, die Oiran, Geisha und Geiko leben in diesem Teil des Gebäudes, kein Kunde darf diesen Teil des Gebäudes betreten. Auch die Okaa-san lebt hier und hat hier auch den Raum in dem sie sich um die Buchhaltung kümmert.
Die Okiya beschäftigen sowohl Geisha und Geiko als auch Oiran. Diese Frauen und Männer wurden als Mädchen und Jungen an die Okiya verkauft. Die Ausbildung der Kinder beginnt frühestens mit 8 Jahren, davor helfen die Kinder im “Haushalt” mit. Ab frühestens 12 Jahren werden die Kinder dann einer Onee-san (große Schwester) oder einem Onii-san (großer Bruder) zugeteilt. Die Onee-san ist eine fertig ausgebildete Geisha oder Oiran, der Onii-san ist ein Geiko. Mit frühestens 15 ist dann die Ausbildung abgeschlossen, die Onee-san oder der Onii-san entscheiden wann die Maiko bzw der Schüler soweit ist um die Prüfung abzulegen.